0691-8986666
联系我们
手机:
133-8881-7620
电话:
0691-8986666
邮箱:
1144264333@qq.com
地址:
景洪市曼听路233号
会议攻略
当前位置:首页 > 会议攻略
西双版纳会议旅游攻略
添加时间:2017-05-25 点击量:
会议方案一般是为大中型或重要的会议所做的预设方案。一般单位内部召开的小规模的例行会议可以通过简易会议计划或会议通知来预先安排好会议事务。在大型会议为更好的保证会议顺利进行,一定要有策划方案,如:公司年会策划方案、创意年会策划方案等都需要会前做好周密的计划。

制定好会议方案,在会议召开前对会议的目的、规模、时间、地点设施、内容、议程、日程、组织形式、会议文件、经费、后勤服务等要素做出周密安排,能促进会议顺利进行,取得完满的预期效果。有些会议还需要向上级机关请示核准,会议方案可作为上级审核批准的重要依据。有些会议方案也可发挥通知的作用,向联办或与会单位通报筹备情况,以便做好必要的准备。

会议筹备方案内容包括:

1.确定会议名称。

2.确定议题。
 
在会议过程中,会议的目标与任务必须落实到具体的会议议题上。议题是为目标和任务服务的,并为目标和任务所制约。有什么样的会议目标和任务,就会有什么样的会议议题。会议议题应当在会议召开之前与目标和任务一起确定。

单项议题的正式书面文件叫做议案。重要的会议,特别是法定会议,正式代表和法定机关提出的议题应当采用议案这一书面形式。议案必须经过一定的审查程序并获得通过才能成为会议的议题,列入会议的议程。一般法定性会议都规定有提交议题(议案)的截止时间,便于议案审查机构在有效期限内予以审查。在一定程度上说,会议的准备主要是议题的准备。

会议议题策划的要求如下:

①会议议题要服从会议目标;②处理好主题与议题的关系;③发现高效性的议题;④议题表述要准确;⑤议题要符合会议权限。

3.确定与会人员。

与会人员的确定是非常关键的,人数多了会给会议服务成本造成不必要的消费,少了又达不到会议服务效果。所以,在确定与会人员时,最重要的原则是选择适当的人。但是往往很难做到,因为总是有人觉得自己应该参加会议,但是却不能为会议有所贡献,或是从会议得到什么。

确定参加会议人选要先想想正在计划中的会议是属于哪一种类型。如果它是一个提供信息的会议,那么与会者应是那些需要知道这个会议所提供信息的人,如果这个会议是解决问题的会议,就需要那些可以提供知识经验的、影响会议决定的人,以及那些愿意为这个问题解决做出贡献的人来参加。

现代会议服务业中,邀请参会人员是非常重要的工作特别是在商业性会议中,因此对于选择邀请参会人员时,要考虑那些可以通过会议获得各方面益处的相关人员,当然在会议议题设置中应该考虑不同与会者对会议益处的预期。

需要特别留意的是,与会者人数不宜太多。理由有3个:
 
①会议的成本非常昂贵,因此没有必要出席或列席的人士,尽量不要让他们参加。

②会议人员越多,会议的效率可能越低会议控制越难。

③随着与会者人数的增加沟通将趋于困难。

4.确定时间地点。

5.会议期限。

6.日程安排。

7.确定会议通知内容。

8.会议通知跟进落实程序与要求。

9.会场布置要求。

会场布置虽然是个细节,但却是整个会议的一个面子问题,给参会者留下对会议的第一印象,是非常重要的。会场布置通常由会议场所提供方和会议筹备人员配合完成,在会场布置之前,通常会出个会场布置方案,甚至画出会场布置的效果图,报告给会议领导小组来审批。

会场布置总体要求

会场布置要与会议的内容相匹配,根据会议内容可把会场布置为:喜庆热闹的、动感活跃的、严谨商务的,等等。

会议场所的室外及入口布置可根据需要选择:
1、主会标
2、欢迎拱门、条幅
3、彩球、鲜花、氦气球
4、地毯
5、展架、易拉宝、广告板
6、引导牌
7、灯箱
8、签到台
9、休息座椅等

会议场所的室内布置

会议场所的室内布置可根据需要选择:

1、会标、背景板
2、**台/听众席、演讲台的布置
3、鲜花、彩球、彩带等装饰
4、音像辅助设备
5、灯光、电源设备
6、茶点,可参考:会议的食品饮料安排
7、奖品、礼品、活动道具
8、桌牌、名牌
9、摄像设备等
开会前的两小时内筹备组必须布置好会议现场,一般中小型的会议现场布置要注意以下几个方面:
一、宾客姓名标签的摆放
现在较为流行的是圆桌会议,因为这样宾客不分主次、先后;但是如果正好会场没有圆桌会议室怎么办?那就只好选择长型的,长型会议桌则一定要按宾客的身份、主次把顺序安排好,在这方面多用些心,这个是至关重要的,一般会议主办人应坐在右前方,宾客的主角坐在对面,依次类推,当然也可灵活掌握,但一定要有利于宾客的发言,提升会议气氛。 

二、投影、扩音设备的提前布置调试
投影幕布尽量不要挡住会议室内会议主题幕布或条幅,扩音设备应于会议前1小时调试好。

三、鲜花、水果的布置
鲜花一定要鲜艳,水果一定要新鲜、漂亮,这都是为了使沉闷的会议室增添一丝亮点。
当这一切准备工作全部到位后,或许会有提前到的嘉宾,这时一定要做好接待工作,不能让客人感到冷场,给每个与会人员发一份会议资料,包括会议文件袋、笔记本和笔。然后,当嘉宾陆续到齐后,招待各位嘉宾入位,并吩咐会场服务人员倒上茶水。

制定会议方案时应加强会议管理
会议管理看似简单,但实质上如果要把它做好也是得费一番苦心的。会议要讲究质量。开会手机铃声此起彼伏、抽烟耳语、迟到早退、讲话不入主题、会上不说,会后发牢骚等现象,都是会议质量不高、会风不好的典型例子。会议管理要做好须注意以下几个事项:

一、召开会议须事先明确三个角色:会议主持、会议调度和会议记录。    
会议主持起到一个主线的作用,其职责是宣布会议开始、提出会议议题、把握会议时间、执行会议制度、总结会议内容、跟踪会议结果。
会议调度,起到把握整个会议主题,以防跑题的作用。一般由与会者中职位最高者担任,负责控制会场秩序、紧扣议题议论、指定发言人、总结会议优劣。
会议记录,详细记录会议的要点和细节,准备会议纪要,以便于会后做出客观的会议评估。起到一个支持的作用,负责准确记录会议的要点并发放会议纪要,最后确认执行人及完成时间。
二、制定会议纪律并严格遵守。这个在给每个人发的会议材料中的《会议注意事项》里面就要写明,诸如,进入会场前把手机调至振动或关机,这一点在与会者进入会场前也要提醒一下。
三、主持人、调度人利用各种方法使会议紧扣主题,提升会议气氛,使与会的每一个人都敢于说、参于说,从而达到预期的效果。大家都缄口沉默对会议本身来说不是好事情,只有让每个于会者都围绕话题说出真正想说的,真正有价值的才达到了会议的最高境界。

会议追踪:会议组织者除了通知、组织会议外,一定要保证会上决定的会议目标、工作任务得到全面贯彻。与会者在会上在充分讨论一个事情后,必须马上决定此事的负责人、需要协调的部门以及完成时间。最后会议跟踪、监督工作更是不容忽视。只有监督将会议议项完成了,会议才真正结束了。

会议室座位安排五种方式

第一,环绕式的座位安排。在会场中不设立**台,把座椅、沙发、茶几摆放在会场的四周,不明确座次的具体尊卑,听任与会者在入场后自由就坐。这样的座次安排,比较人性化,没有明显的地位区分,大家也能够畅所欲言、不致过分拘谨。这与茶话会的主题最相符,也最流行,但不适合一些主题严谨的会议。

第二,散座式的座位安排。散座式安排,大多适合在户外举行的联欢会或是联谊会,座椅、沙发自由地安放组合,甚至可由与会者根据个人要求而随意安置,这样就容易创造出一种宽松、惬意的社交环境。这是一种体贴的安排,适合私下的沟通和交流,当然,这种座位安排方式也只是适合主题轻松的会议。    

第三,圆桌式的座位安排。在会场上摆放有一张圆桌,请与会者在周围自由就坐。在圆桌会议中,可以不用拘泥诸多的礼节,主要记住以门作为基准点,靠里面的位置是主座就可以了。面门为上、以里为尊,这就是圆桌式座位安排的基本原则。

第四,方桌式座位安排。在方桌会议中,特别要注意座次的安排。如果只有一位领导,那么他一般坐在长方形桌子的短边,或者是比较靠里的位置。以会议室的门为基准点,在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加的会议,一般分两侧来就坐,主人坐在会议桌的右边,而客人坐在会议桌的左边。    

第五,**台式座位安排。在会场上,主持人、主人和主宾被有意识地安排在一起就坐,这个在安排座位时有明确的规则。首先**台必须排座次、放座次牌,以便领导同志对号入座,避免上台之后互相谦让。**台座次的排列,领导为单数时,主要领导居中,2号领导在1号领导左手位置,3号领导在1号领导右手位置;领导为偶数时,1、2号领导同时居中,2号领导依然在1号领导左手位置,3号领导依然在1号领导右手位置。

10.会议文件资料种类、内容、要求。

11.会议设备和用品种类、要求。

12.会议后勤安排。

13.会议记录安排。

14.会场服务安排。

15.会议预算安排。

16.议定事项催办及反馈的程序、要求、责任人。

17.其他注意事项。

会议方案具有以下特点:
1.针对性。会议方案是针对大型会议所做的规划安排,因此具有针对性。

2.指导性。会议方案对会议整个进行过程具有指导作用。

3.多样性。由于会议种类多样,相应的会议方案也具有多样性的特点。

按会议性质分,可分为以下三种:

(1)代表会议方案。代表会议一般参加人数较多,召开时间较长,会议程序严格,而且不同级别的代表会,有不同要求,其方案也比较复杂。

(2)工作会议方案。工作会议,虽然不像代表会议在程序和规格上要求那样严格,但在材料的准备工作上有自己突出的特点。

(3)表彰奖励性会议方案。表彰奖励性会议除会议本身之外,因涉及奖旗、奖状、奖品之类,在财务和物资方面需要做好准备,其会议方案比较复杂。

会议方案通常由标题、开头、主体、结尾、落款等五个部分组成。
1.标题。会议方案标题的规范写法由召开单位或范围、会议名称、文种名称(方案)“三要素”构成,有时可以省略会议召开单位。常用的文种名称有:方案、筹备方案、筹备接待方案、计划、策划方案等。

2.开头。在开头之前,有的要写明方案的送达机关。属于要送上级机关批示的,就写送达上级机关名称,属于要下级知晓的、发给与会机关或个人的,则写下级机关名称。开头部分一般写明召开会议的原由、根据、单位、会议名称、会议时间、地点、会期等,对会议的基本要素进行说明,引出下文。大致相当于一般专题方案中“指导方针”、“总体设想”部分。

3.主体。主体部分一般要写明会议的宗旨、主题(内容、议题)、规模(与会人员)、议程、日程、会议形式、会务机构的组织和分工、会议文书、会议经费、保障措施、筹备情况等事项,相当于一般计划中的“目标要求”、“措施方法”、“实施步骤”。一般分条列项写出。

4.结尾。结尾语部分的写作,要根据会议方案的性质而定,属下级机关请示上级机关的.可写上类似请示报告结尾的用语。如“以上方案,当否,请批示”。

5.落款。一般写明方案的制发文机关、签署日期,并加盖公章。

会议方案的写作要求

1.科学安排,考虑全面。会议方案是进行会议的依据,会前要把举行会议的有关规定、各种程序、各方面可能遇到的情况都要考虑到、估计到,总揽全局、全面统筹。

2.明确要求,安排细致。大中型会议涉及人员多,头绪繁,内容杂,在设计会议筹备方案时应周密考虑,妥善安排有关事项。如对材料撰拟、分发、会标制挂、座位排列制作、安全保卫、医疗服务等都作明确的安排。对会议衔接时间计算准确,周密计划,精心安排。

3.留有余地,灵活机动。既要把任务、时间尽可能计算准确,同时,又要为相关活动留有弹性空间,防止安排太紧、太满而造成被动。

4.层次分明,合理安排条款顺序。写作时合理安排各条款间的逻辑顺序,既要条款分明,又要顺序合理。

会议方案范例

▲一般/大型会议方案

【内容要件】会议名称、会议目的、会议议题、会议组织方式、会议规模、会议召开时间地点、会议报到时间地点、会议日程安排、会议组织领导、会议出席人员及准备要求、会议组织者的联系方式、会议说明事项等。

不同的会议类型有不同的会议方案

会议策划不是简单的PPT的堆砌,而必须是根据会议的目的借助一定的科学方法和艺术,为决策、计划而构思、会议策划设计、制作策划方案以达到最终的会议效果,好的会议策划,一定是对具体的执行方案有深入的思考,具有可行性;一定是在某些方面有突破,有新意、有创意才行。

1、具体分析各种情况做出最完美的会议策划。

2、根据会议的级别,选择会议举办地。

3、根据会议对周边环境的要求,确定具体举办地点。

4、根据会议的具体情况,确定是否将会议划分为几个分会场,选择分会场的地点,并提前预约。

研讨会议

研讨型会议通常专业性较强,参与的人数不是很多,除非是行业标准讨论,一般不会超过100人。这类研讨会的关键点是会场及地点选择。

会场(除一般性的主会场外),通常需要一些小型会所以便分组讨论。主会场的布置除保留主持人外,其他座位应当体现平等精神,发言用的麦克风应该每个座位都有——除非人数小于15人。

关于地点,通常选择相对封闭、安静、利于保密的地点,最好能在郊区环境优美会所——应当满足夜间娱乐休闲、团队精神训练、场景变换、交通相对方便等要求。

培训会议

培训会议也是专业型会议,通常是企业内部或者教育部门举办。除带有研讨性质外,更多的是技能交流及知识传授,所以培训会议对场地的要求相对较高——除了一般的封闭式会场外,应该还有各类拓展训练设施或者场地,可能的话还应该有高品质的休闲放松场地。培训会议的关键点:场地、培训设施及培训师。

社团会议

社团会议通常为纯会议,往往需要发布一些宣言或者决议之类的书面信息。所以社团会议经常配合新闻发布会举行。举行此类会议,表决设施、现场会员排序及会场控制是关键。作预算的时候应当考虑新闻传媒成本——包括记者的邀请、交通、住宿及餐饮安排等。

公益性/技术性论坛

此类会议多为公开性会议,系列分会将是此类会议的特点,所以会议场所的选择非常重要,基本要求是可以分割或者主会场附带小会场,对会议设施要求也比较高——同声传译、传媒记者招待、多媒体、视频直播以及讨论场地等均有可能要求提供。此外,如果会议主办地的会场不能满足几种分割要求,那么会务交通就成为需要重点考虑的内容。

订货交流会议

此类会议实际上兼有展览性质,因此会场的要求相对特别。理想的场地应该是专门的展览馆或者会展中心,带有商务会所或者类似场地则再完美不过。如果是小型订货交流会,可以设立在大型商务型酒店。组织或者代理此类会议的关键点是:场地选择、会场控制、展览布置。